Wat moet u doen als kleinere werkgever (tot 25-50 medewerkers) om uw pensioenregeling te wijzigen?
Heeft u meer dan 50 medewerkers? Stappenplan grotere werkgever.
STAP 1: Oriëntatie wijziging en evaluatie bestaande pensioenregeling
De wijziging van een pensioenregeling zal moeten worden voorbereid. Om te bepalen wat er precies aangepast gaat moet worden, moet de bestaande pensioenregeling goed in beeld zijn. Welke onderdelen moeten worden gewijzigd? Waarom is de bestaande regeling zoals die is en welke uitzonderingen of overgangsregelingen zijn er nog. Overleg met de pensioenuitvoerder de mogelijkheden van een wijziging.
STAP 2: Formuleer de uitgangspunt en bepaal de opzet van de nieuwe pensioenregeling
Bepaal wat bereikt moet worden met de voorgenomen wijziging van de pensioenregeling. Houdt rekening met de gewijzigde omstandigheden in het bedrijf en de markt sinds de laatste pensioenregeling is vastgesteld. Zijn de doelstellingen alleen het voldoen aan gewijzigde wet en regelgeving of worden er aanvullende doelstellingen toegevoegd? Voorbeelden van uitgangspunten kunnen zijn:
- Uitvoeren van gewijzigde wet en regelgeving
- Kostenneutrale aanpassing
- Behoud van pensioenrechten voor de medewerker
- Praktische uitvoerbaarheid
- Uitsluiten van risico’s
- Voorkomen of verminderen van uitzonderingssituaties
- Beperking kosten van uitvoering
- Voorkeur voor een pensioenuitvoerder
Op basis van de uitgangspunten moet worden bepaald hoe de nieuwe pensioenregeling er in grote lijnen uit kan zien. Wordt het type pensioenregeling veranderd? Of welke onderdelen van de pensioenregeling gaan aangepast worden? Neem de volgende onderdelen in ieder geval mee:
- Omvang van het ouderdomspensioen (opbouwpercentage, hoogte franchise);
- Omvang van het partner- en wezenpensioen;
- Financiering van het partnerpensioen op risicobasis of opbouwbasis;
- Toeslagniveau;
- Omvang van het arbeidsongeschiktheidspensioen c.q. premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid;
- De werknemersbijdrage en werkgeversbijdrage;
- Ingeval van een beschikbare premieregeling: de inhoud van de lifecycles, garantie- en keuzemogelijkheden en afweging van een Premie Pensioen Instelling.
STAP 3: Controleer de impact van de wijziging en stel de pensioenregeling vast
Berekend moet worden wat de impact van de nieuwe pensioenregeling is. Voldoet de regeling naar verwachting aan de fiscale en juridische wetgeving? Wat worden de nieuwe kosten van de regeling en wat betekent de nieuwe pensioenregeling voor de opbouw van pensioen voor de medewerkers? Wijzig zonodig de voorgestelde pensioenregeling op enkele onderdelen en maak een definitieve keuze.
STAP 4: Implementatie en communicatie
De tussen partijen overeengekomen nieuwe regeling wordt gecommuniceerd binnen de onderneming. Bijvoorbeeld via voorlichtingsbijeenkomsten en eventueel nieuwsberichten. De medewerker zal ook individueel instemming geven aan de voorgestelde wijziging. De juridische documenten waarin de toezeggen door de werkgever aan de werknemer zijn vastgelegd worden gewijzigd en de documenten met de pensioenuitvoerder definitief vastgesteld.
STAP 5: Nazorg
De gewijzigde pensioenregeling kan een stroom van papierwerk en vragen met zich meebrengen, die verwerkt gaan worden. Mogelijk willen enkele individuele medewerkers middels een spreekuur het effect op hun persoonlijke pensioensituatie bespreken. Soms moet een (collectieve) waardeoverdracht afgerond worden. Gecontroleerd wordt of alle juridische documenten gewijzigd en opgeborgen zijn. Nazorg.
Advies nodig bij het uitvoeren van deze stappen? Neem contact op voor een vrijblijvende afspraak.