Wat moet u doen als grotere werkgever (vanaf 50 medewerkers) om uw pensioenregeling te wijzigen?
Heeft u minder dan 50 medewerkers? Stappenplan kleinere werkgever.
STAP 1: Oriëntatie en samenstellen pensioencommissie
De wijziging van een pensioenregeling is een ingrijpend traject voor de onderneming en haar werknemers. Het zo vroeg mogelijk betrekken van alle partijen is daarom van groot belang. Het vaststellen van een procesplan is wenselijk. De stakeholders worden geïnformeerd over een ophanden zijnde wijziging. Het kan een goed middel zijn om over te gaan tot het samenstellen van een pensioencommissie. De commissie kan worden ingevuld met afgevaardigden namens de ondernemingsraad, vakbonden, werkgever en adviseurs. Door de pensioencommissie kan bepaald worden welke opties en scenario’s verder onderzocht en overwogen gaan worden.
STAP 2: Evaluatie bestaande pensioenregeling
Om te bepalen wat de impact is van de wijziging van een pensioenregeling, moet de bestaande pensioenregeling goed in beeld zijn. Welke onderdelen moeten worden gewijzigd? Waarom is de bestaande regeling zoals die is en welke uitzonderingen of overgangsregelingen zijn er nog. Overleg met de pensioenuitvoerder de mogelijkheden van een wijziging.
STAP 3: Formuleer de uitgangspunten
Bepaal wat bereikt moet worden met de voorgenomen wijziging van de pensioenregeling. Daarbij is het belangrijk om voor oog te houden wat de uitgangspunten waren van de vorige pensioenregeling, in het licht van de gewijzigde omstandigheden in het bedrijf en de markt sindsdien. Zijn de doelstellingen alleen het voldoen aan gewijzigde wet en regelgeving of worden er aanvullende doelstellingen toegevoegd? Voorbeelden van uitgangspunten kunnen zijn:
- Uitvoeren van gewijzigde wet en regelgeving
- Kostenneutrale aanpassing
- Behoud van pensioenrechten
- Praktische uitvoerbaarheid
- Uitsluiten van risico’s
- Voorkomen of verminderen van uitzonderingssituaties
- Beperking kosten van uitvoering
- Voorkeur voor een pensioenuitvoerder
STAP 4: Bepalen grove opzet nieuwe pensioenregeling
Op basis van de uitgangspunten moet worden bepaald hoe de nieuwe pensioenregeling er in grote lijnen uit kan zien. Wordt het type pensioenregeling veranderd? Of welke onderdelen van de pensioenregeling gaan aangepast worden? Neem de volgende onderdelen in ieder geval mee:
- Omvang van het ouderdomspensioen (opbouwpercentage, hoogte franchise);
- Omvang van het partner- en wezenpensioen;
- Financiering van het partnerpensioen op risicobasis of opbouwbasis;
- Toeslagniveau;
- Omvang van het arbeidsongeschiktheidspensioen c.q. premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid;
- De werknemersbijdrage en werkgeversbijdrage;
- Ingeval van een beschikbare premieregeling: de inhoud van de lifecycles, garantie- en keuzemogelijkheden en afweging van een Premie Pensioen Instelling.
STAP 5: Bepaal de impact
Berekend moet worden wat de impact van de nieuwe pensioenregeling is. Voldoet de regeling naar verwachting aan de fiscale en juridische wetgeving? Wat worden de nieuwe kosten van de regeling en wat betekent de nieuwe pensioenregeling voor de opbouw van pensioen voor de medewerkers?
STAP 6: Verfijn de nieuwe pensioenregeling
De uitkomsten van de impactbepaling zal aanleiding kunnen geven om de beoogde pensioenregeling op onderdelen te wijzigen of zelfs een nuancering op de uitgangspunten aan te brengen. Op welke andere onderdelen van de pensioenregeling kan nog iets gewijzigd worden om de uitkomsten van de vorige stap ten positieve te beïnvloeden?
STAP 7: Goedkeuring bij partijen
Afhankelijk van de organisatiestructuur moet de nieuwe regeling ter instemming worden voorgelegd aan de werkgever en de ondernemingsraad of vakorganisaties. Na goedkeuring zal ook de termijn van het informeren van de medewerkers definitief worden gesteld, voorzover dit nog niet gebeurd is.
STAP 8: Beoordeling en goedkeuring juridische documenten
Een wijziging van de pensioenregeling betekent ook de wijziging van bestaande pensioenreglementen, uitvoeringsovereenkomst en service level agreement tussen de werkgever en de pensioenuitvoerder. Deze documenten dienen voorafgaand goed gecontroleerd te worden of alles in overeenstemming is met de wensen en goed op elkaar aansluit. Aanpassing van de juridische documenten waarin de toezegging door de werkgever aan de werknemer is vastgelegd, worden voorbereid.
STAP 9: Implementatie en communicatie
De tussen partijen overeengekomen nieuwe regeling wordt gecommuniceerd binnen de onderneming. Bijvoorbeeld via voorlichtingsbijeenkomsten en nieuwsberichten. Daarnaast dient iedere deelnemer een individuele opgave te ontvangen van wat de consequenties van de nieuwe regeling voor hem of haar zijn. Afhankelijk van de ondernemingsstructuur moet de medewerker ook individueel instemmen met de wijzigingen. De juridische documenten waarin de toezeggen door de werkgever aan de werknemer zijn vastgelegd worden definitief gewijzigd.
STAP 10: Nazorg
De gewijzigde pensioenregeling kan een stroom van papierwerk en vragen met zich meebrengen, die verwerkt gaan worden. Soms moet een (collectieve) waardeoverdracht afgerond worden. Gecontroleerd wordt of alle juridische documenten zijn gewijzigd en bewaard op de gewenste plekken. Zo nodig wordt de pensioencommissie ontbonden.
Advies nodig bij het uitvoeren van deze stappen? Neem contact op voor een vrijblijvende afspraak.